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17 de Agosto de 2017 às 14:52

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ENTREVISTA: Escritórios também precisam ser mais eficientes, diz especialista em Lean Office

Consultor do Instituto Euvaldo Lodi (IEL), Junico Antunes explica como áreas administrativas podem se beneficiar aplicando conceitos da produção enxuta 

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Será que é possível tornar os escritórios mais eficientes se inspirando na filosofia de produção enxuta, criada pela Toyota, no Japão, depois da 2ª Guerra Mundial? Não só é possível, como pode trazer muitos benefícios para os negócios, como aumento de produtividade, melhoria de processos e redução de retrabalho. "As empresas se surpreendem quando veem o tamanho do desperdício de tempo e recursos causado por processos ineficientes", afirma Junico Antunes, um dos principais especialistas em Lean Office no Brasil e consultor do Instituto Euvaldo Lodi (IEL). Nesta quinta-feira (17), ele participou de um workshop sobre os benefícios do lean para empresários, em Brasília. Confira a entrevista que ele concedeu à equipe da Agência CNI de Notícias.  

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Como funciona o Lean Office? Quais são os principais benefícios?

JUNICO ANTUNES -
O Lean Office é a aplicação da filosofia de produção enxuta, também conhecido como Sistema Toyota de Produção, na esfera administrativa. Os conceitos fundamentais são a melhoria de fluxos no tempo e no espaço. Na indústria, isso acontece com materiais na fabricação de um produto. No escritório, é transformar os serviços mais ágeis e eficientes. Pode ser no serviço financeiro, contábil, enfim. Basicamente qualquer trabalho administrativo pode ter ganhos com o lean. 

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Pela sua experiência, atualmente qual é o problema mais comum encontrado nas empresas e que pode ser melhorado com a aplicação do Lean Office? Quais são os maiores ganhos?

JUNICO ANTUNES -
Há muita espera. Os processos esperam demais para acontecer. É como se você estivesse em uma fila de banco esperando o atendimento. Não faz muito sentido dentro de um escritório. Diminuir esse tempo permite fazer mais trabalhos em menos tempo. Existe a burocracia positiva, que é quando os processos internos são definidos, mas muitas vezes eles são mal projetados. Muito tem a ver com organização também. As empresas se surpreendem quando veem o tamanho do desperdício de tempo e recursos causado por processos ineficientes. Simplificar e padronizar processos permite um ganho muito grande de produtividade, redução de tempo entre pedidos e entregas, menos retrabalho, mais qualidade na operação e melhores condições de trabalho para os funcionários.

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Que tipo de mudanças são feitas? 

JUNICO ANTUNES -
Em muitos casos, é preciso mudar o layout do escritório. Em muitos departamentos, as pessoas trabalham em baias, em isolamento, mas isso é ruim. Ideal é termos espaços amplos, onde as pessoas conseguem se enxergar e se comunicar com mais facilidade. A comunicação visual também é um aspecto muito importante, com a sinalização de onde ficam os setores e as pessoas.  

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS - Essa é uma metodologia que serve para qualquer empresa, independentemente de porte? 

JUNICO ANTUNES - De porte e de setor. Aliás, não são apenas empresas que têm ganhos. Tivemos boas experiências em tribunais de justiça, nos Correios e em instituições privadas. Ainda que os problemas de cada um sejam diferentes, os conceitos do Lean funcionam em diferentes aplicações porque é sempre possível fazer mais e melhor em menos tempo. 

AGÊNCIA CNI DE NOTÍCIAS- Em quanto tempo é possível ver os resultados?

JUNICO ANTUNES -
Geralmente, iniciamos o lean por um setor ou uma área específica de um escritório. Entre o diagnóstico e a implementação das mudanças, colhemos os primeiros resultados dos indicadores criados para aquela empresa em três ou quatro meses. Ou seja, é relativamente rápido. Ao finalizar a implementação dessa primeira fase, conseguimos construir uma metodologia que pode ser replicada para outras áreas da empresa.

Por Ariadne Sakkis 
Foto: Miguel Ângelo
Da Agência CNI de Notícias 

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